La conservation des données dans Cendaro est un contrôle de préparation et d'opérations: les espaces devraient définir des périodes, Cendaro devrait revoir les dossiers de confidentialité et les données sensibles ne devraient pas être gardées plus longtemps que nécessaire.
Un contrôle de cycle de vie
Les contrôles de conservation aident Cendaro à déterminer quelles informations doivent être gardées, revues, exportées, supprimées ou préservées comme preuve. Cela ne veut pas dire que chaque dossier disparaît automatiquement dès qu'une période se termine.
Certains dossiers peuvent nécessiter une révision, une approbation ou un rapport durable avant suppression, surtout s'ils sont liés à une demande de confidentialité, un audit, une facture, un incident ou une obligation légale.
Catégories de données
- Dossiers de leads.
- Historique des messages.
- Enregistrements d'appels.
- Transcriptions de messages vocaux.
- Événements IA.
- Dossiers de facturation.
- Demandes de confidentialité.
- Dossiers d'incident.
- Journaux d'audit.
- Acceptations légales.
Périodes par espace
Les contrôles de lancement s'attendent à ce que chaque espace définisse des périodes de conservation pour les données opérationnelles clés. Les périodes manquantes devraient être traitées comme un élément à revoir avant le lancement.
- Période de conservation des leads.
- Période de conservation des messages.
- Période de conservation des événements IA.
- Période de conservation des enregistrements.
- Période de conservation des transcriptions.
Révision des demandes de confidentialité
Les demandes de confidentialité et les rapports d'action destructive peuvent nécessiter une révision de conservation. Cendaro devrait garder assez de preuve pour montrer ce qui a été demandé, comment l'identité et la portée ont été vérifiées, quelle action a été prise et quand la demande a été complétée.
Suppression et exceptions
- La suppression peut être retardée lorsque l'information est nécessaire pour la sécurité, la prévention de fraude, la facturation, les différends, les obligations légales ou la preuve d'audit.
- Les journaux d'audit et acceptations légales peuvent nécessiter un traitement différent des notes de lead ou brouillons de message.
- Ne retirez pas la preuve d'une demande de confidentialité sans politique de conservation revue et chemin d'approbation.
Responsabilités de l'espace
- Évitez d'ajouter des renseignements sensibles non nécessaires dans les leads, messages, notes, demandes de soutien ou commentaires d'audit.
- Utilisez la vérification de demande de confidentialité avant de divulguer, exporter, corriger ou supprimer des renseignements personnels.
- Révisez les besoins de conservation avec un conseiller qualifié avant le lancement, surtout pour une utilisation commerciale au Québec/Canada.
Note
Cette page sera finalisée et révisée avant le lancement commercial.
Cet article vous a-t-il aidé?
Votre réponse aide Cendaro à améliorer la documentation de lancement.